Nonostante la digitalizzazione e l’informatizzazione dei dati, la carta resta sempre l’elemento base per l’archiviazione, per questo la fotocopiatrice ricopre un ruolo così fondamentale. Fare una copia di sicurezza o semplicemente per condividere un documento, a questo da decenni serve la fotocopiatrice.

Provare a immaginare un ufficio senza una fotocopiatrice al giorno d’oggi è come immaginare una cucina senza piano cottura. La fotocopiatrice è una macchina appositamente studiata e progettate per poter effettuare copie di documenti cartacei. I documenti che si ottengono tramite la fotocopiatrice, le fotocopie, presentano lo stesso contenuto dell’originale, anche se spesso leggermente degradato.

Il processo di fotocopiatura fu inventato e introdotto sul mercato da un’azienda statunitense, Xerox, la quale a partire dagli anni sessanta mandò in pensione le vecchie tecniche di duplicazione dei documenti quali ad esempio la carta carbone, il ciclostile ed altri ingegnosi processi meno efficienti e rapidi della fotocopiatura. Prima dell’invenzione della fotocopiatrice la copia dei documenti era comunque una pratica possibile grazie a processi in genere basati su reazioni chimiche a base d’acqua che richiedevano tempo, sia per il loro sviluppo che per la loro asciugatura. L’originale inoltre doveva essere trattato per permetterne il trasferimento su vari supporti come lastre di vetro e simili.

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L’introduzione delle fotocopie, la cui tecniche venne battezzata xerografia dall’azienda che la brevettò, aveva il notevole vantaggio di produrre molte copie in poco tempo, a costi contenuti e a partire da un originale qualsiasi, che a seguito del processo rimaneva intatto e inalterato. A ognuno di noi sarà capitato certamente almeno una volta di effettuare la fotocopia di un documento, tale procedura ci sarà risultata estremamente facile. Infatti, per effettuare una copia bisogna compiere poche e semplici operazioni quali, caricare il foglio da fotocopiare, sul piano di copia o nel caricatore apposito, selezionare il numero di copie da effettuare e eventualmente impostare luminosità, contrasto e zoom della copia da ottenere, e premere start. A questo punto la macchina fotocopiatrice provvederà a effettuare la o le copie richieste. Una volta terminato è possibile recuperare l’originale e le copie. La sua semplicità d’utilizzo e il suo costo contenuto hanno decretato in questi cinquant’anni il successo dei fotocopiatori, oramai indispensabili in ogni ufficio.

La molteplicità di modelli di fotocopiatrici presenti in commercio sono legate alle singole caratteristiche tecniche e funzionali che tali macchine hanno. La gamma di fotocopiatori in commercio varia da modelli base in grado di effettuare poche copie al minuto, in un solo formato, lo standard A4 e in bianco e nero a modelli supertecnologici in grado di sfornare centinaia di copie al minuto in vari formati, a colori o in bianco e nero, rilegando e fascicolando le copie ottenute. Tra questi due estremi vi sono una miriade di varianti realizzate per soddisfare le singole esigenze lavorative e professionali.

Le fotocopiatrici di ultima generazione inoltre hanno integrato funzioni che non erano proprie delle fotocopiatrici di qualche anno fa; le fotocopiatrici multifunzione, infatti, permettono di avere in un’unica macchina altri fondamentali strumenti di lavoro, come il fax per inviare e ricevere documenti a distanza, lo scanner per digitalizzare documenti e immagini e la stampante per effettuare stampe in bianco e nero e a colori anche ad alta velocità. Tutte queste funzioni sono inoltre disponibili a più utenti connessi in rete, ciò fa sì che all’interno di un ufficio è possibile avere non solo un solo apparecchio per più funzione, ma anche un unico punto di stampa e copia condiviso da tutti gli operatori dell’ufficio, riducendo costi e ingombri in modo notevole.

Come visto la fotocopiatrice ne ha fatta di strada dai suoi albori negli sessanta, è diventata a tutti gli effetti il centro di ogni ufficio, indispensabile collaboratore in ogni settore lavorativo. Analizzando la vasta gamma di fotocopiatrici è facile quindi comprende la sua evoluzione che si è di volta in volta adattata alle esigenze lavorative moderne che, nonostante la digitalizzazione e l’informatizzazione, basa ancora il suo funzionamento sui documenti cartacei. Una curiosità a riguardo delle tipologie di fotocopiatrici a colori è quella legata ai modelli a colori, nelle quali per legge è impostato a livello software un blocco per la contraffazione del denaro, che, nel caso in cui venisse effettuata la copia di una banconota, la macchina si blocca e ne vieta la riproduzione.

Come Scegliere una Fotocopiatrice

Ci sono i documenti da copiare per archiviarli, lettere e mail da duplicare, relazioni da fotocopiare e rilegare per la riunione, data la sua importanza, la scelta del fotocopiatore giusta è una scelta importante.  Scegliere la stampante fotocopiatrice multifunzione affidabile in grado di rispondere a tutte le nostre esigenze è relativamente facile dato che ci sono molti modelli e marche tra cui scegliere. Alcuni modelli hanno caratteristiche sorprendenti potendo fare molte cose, oltre alla semplice copia.

Una lista di consigli può aiutare a compiere i passi giusti per scegliere la fotocopiatrice adatta alle nostre esigenze; innanzitutto dobbiamo scegliere se la desideriamo in bianco e nero a o colori. Le fotocopiatrici a colori solitamente riguardano immagini e creazioni grafiche, quindi se non è una nostra esigenza possiamo tranquillamente optare per una comune versione in bianco e nero, in quanto sono più economiche e migliori in termini di velocità di copia.

Effettuata questa scelta possiamo passare a considerare la tipologia di alimentazione dei fogli, se automatica o manuale. Se si effettuano molte copie la scelta di un caricatore automatico è certamente ottimale in quanto permette di far lavorare la fotocopiatrice in autonomia lasciandoci liberi di effettuare altre faccende. Se al contrario si fanno copie di singoli documenti, un caricatore automatico risulta unicamente un costo aggiuntivo, superfluo.

Deciso il caricatore possiamo occuparci della capacità di carico che la nostra fotocopiatrice dovrà avere che dovrà essere proporzionata al volume di fotocopie che mediamente si andranno ad effettuare. Tenendo conto che esistono fotocopiatrici per ogni formato di carta esistente, occorre decidere quali formati la nostra fotocopiatrice devo poter supportare, solitamente in ufficio i formati A4 e A5 sono abbastanza diffusi, però esigenze maggiori, formati tipo A3 e A2 possono essere richiesti in studi tecnici e studi grafici, quindi è importante considerare questo aspetto quando si sceglie il modello di fotocopiatrice a4, a3 ecc. da acquistare. Funzionalità aggiuntive e opzionali possono essere richieste per determinate esigenze, quali per esempio il rilegatore e il fascicolatore, particolarmente utile per la realizzazione di relazioni e dispense aziendali in modo automatico.

L’acquisto della fotocopiatrice ideale per le nostre esigenze può essere effettuato presso i negozi di elettronica di consumo, i negozi di cartotecnica e articoli per ufficio oppure direttamente presso le aziende produttrici specializzate anche nella vendita di fotocopiatrici o presso i loro rivenditori autorizzati. L’acquisto presso negozi di elettronica di consumo spesso comporta una gamma tra cui scegliere più ristretta e meno professionale, a fronte però di prezzi più contenuti. Questa tipologia di negozi può risultare particolarmente indicata per acquistare prodotti per un uso domestico o in piccoli uffici, dove spesso può essere pensabile l’acquisto di una stampante multifunzione che oltre alla funzione di fotocopiatrice ha quelle di scanner, fax e chiaramente stampante, a prezzi molto contenuti. L’acquisto della fotocopiatrice presso i negozi di cartotecnica e i rivenditori autorizzati, a fronte di una spesa superiore, ci permette di acquistare macchine più performanti e professionali, i cui bassi costi d’uso e la qualità delle copie giustificano a pieno il loro prezzo maggiore rispetto alle stampanti multifunzione o alle piccole fotocopiatrici. Il personale qualificato di questa tipologia di punti vendita e la loro esperienza nel settore ci saranno inoltre di grande aiuto per effettuare la scelta della fotocopiatrice per noi più adatta a soddisfare le nostre esigenze.

Alcune società di rivendita delle fotocopiatrici inoltre garantiscono l’assistenza continua sulla macchina nonché la possibilità di effettuare il noleggio di fotocopiatrici, a fronte di un canone rappresentato da un numero minimo annuo di fotocopie effettuat. Essi infatti fornisco macchine ultraprofessionali e il servizio di assistenza compreso nel noleggio. Questa formula permette di avere un costo fisso mensile, e di avere la certezza di avere in ufficio fotocopiatrici laser, scanner, fax di ultima generazione, molto performanti e sempre in funzione grazie all’assistenza a domicilio inclusa nel prezzo. Questa tipologia di fornitura consistente nel noleggio della fotocopiatrice è oggi molto diffusa, specialmente nei contesti aziendali medi e medio grandi, dove i volumi di copie effettuati mensilmente giustificano e rendono molto economica l’adozione di tale formula commerciale. Un canale alternativo dedicato alla vendita e quindi all’acquisto della fotocopiatrice per la propria attività è come sempre internet dove è possibile scegliere tra modelli nuovi e usati, di ogni marca.

Prezzi Fotocopiatrici

Il prezzo di acquisto di una fotocopiatrice varia molto in base alle sue caratteristiche tecniche e quindi al suo livello di professionalità. Per acquistare una stampante fotocopiatrice multifunzione, quindi in grado di effettuare sia copie che stampe, è possibile spendere cifre che vanno da un minimo di 80 euro fino a oltre i 300 euro, a seconda se la macchina è in bianco e nero oppure a colori, oppure se si tratta di una fotocopiatrice laser oppure a getto d’inchiostro. Durante l’acquisto di questa tipologia di fotocopiatrici è necessario tenere presente dei costi dei materiali di consumo, in particolare dei costi delle cartucce di inchiostro e toner, dei costi di stampa di ogni singola pagina e se eventualmente esistono dei ricambi non originali a prezzi inferiori. In alcuni casi prezzi particolarmente ecologici per l’acquisto della stampante possono nascondere costi elevati per la sostituzione delle cartucce di stampa una volta esaurite. Per l’acquisto di una fotocopiatrice semi professionale è necessario spendere cifre di molto superiori, tra le 400 e i 1.000 euro sono infatti necessari per l’acquisto di una macchina in grado di fotocopiare in bianco e nero o a colori, formati A5, A4 e A3, a velocità medio\alte, con o senza il caricatore automatico a seconda del prezzo. Macchine più performanti e professionali, ideali per studi tecnici, grandi uffici, copisterie e utilizzi intensivi hanno costi superiori che vanno oltre i 2.000 euro, ma sono in grado di produrre grandi volumi di copie in poco tempo, da rilegarle e fascicolare. Il tempo è denaro, questa definizione rende perfettamente l’idea sul quale sia il ritorno economico dato dall’acquisto di una fotocopiatrice di fascia alta. All’aumentare del prezzo aumenta chiaramente anche l’affidabilità di questi fotocopiatori che saranno in grado di lavorare anche a ciclo continuo con bassa probabilità di bloccarsi. Il noleggio di una fotocopiatrice conviene in particolar modo nel caso di macchine di questo livello il cui costo elevato può essere sostituito dal pagamento di un canone mensile.

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